Pedoman pengelolaan keuangan dan amal
Aturan kerja yang dijalankan oleh sistem ini. Pengurus berbagi tugas supaya tidak ada satu orang yang memegang uang dari awal sampai akhir, dan jamaah dapat melihat ke mana amanahnya pergi.
Lima prinsip
- Dua orang, bukan satu. Yang mencatat tidak memeriksa; yang mengajukan tidak menyetujui; yang menyetujui tidak mencairkan.
- Setiap rupiah punya bukti. Penerimaan punya kwitansi bernomor urut, pengeluaran punya nota, setoran punya slip bank.
- Dana dipisah menurut peruntukannya. Zakat, wakaf, qurban, dan donasi pembangunan tidak dicampur ke kas umum.
- Uang tidak menginap di tangan pribadi. Tunai disetor ke rekening masjid paling lambat dua hari kerja.
- Terbuka kepada jamaah. Ringkasan keuangan diumumkan berkala, dan bulan yang sudah dilaporkan dikunci.
1. Sistem penerimaan sumbangan
- Dicatat oleh Bendahara atau petugas Bidang Dana pada hari yang sama: tanggal, jenis, jumlah, donatur (boleh dirahasiakan), dan cara bayar. Transfer dan QRIS wajib melampirkan bukti.
- Diverifikasi oleh Ketua atau Sekretaris, bukan oleh pencatatnya. Baru setelah itu uang masuk ke saldo.
- Kwitansi bernomor urut diterbitkan untuk penerimaan yang sudah diverifikasi.
- Pengawasan: sistem menandai penerimaan yang belum diverifikasi lebih dari 3 hari, dan seluruh perubahan tercatat di log. Penerimaan yang sudah diverifikasi tidak dihapus; hanya dapat dibatalkan dengan alasan oleh Ketua atau Admin.
2. Kotak amal dan celengan
- Kotak dibuka oleh dua orang petugas, dapat disaksikan petugas keamanan.
- Uang dihitung per pecahan dan hasilnya dicatat di sistem; berita acara dicetak dan ditandatangani.
- Uang diserahkan kepada Bendahara yang mencatatnya sebagai penerimaan (jenis kotak amal), lalu diverifikasi Ketua atau Sekretaris.
- Sistem mengingatkan bila hasil hitung belum dicatat lebih dari 2 hari. Jumlah per kotak dari waktu ke waktu dapat dibandingkan di Laporan untuk melihat kewajarannya.
3. Sistem penggunaan uang kas
- Pengajuan oleh bidang atau pengurus mana pun: keperluan, penerima, jumlah, dan pos anggaran. Di luar anggaran wajib diberi alasan; melebihi sisa pos tidak dapat diajukan.
- Persetujuan Ketua (atau Wakil Ketua yang diberi akun Ketua).
- Persetujuan kedua oleh Sekretaris atau Pengawas untuk pengeluaran mulai Rp 2.000.000.
- Pencairan oleh Bendahara dari kas tunai atau bank. Sistem menolak bila saldo dana atau saldo kas tidak cukup, sehingga dana terikat tidak bisa terpakai melebihi yang terkumpul.
- Bukti berupa nota atau kwitansi diunggah. Pengeluaran yang sudah cair tanpa bukti muncul di daftar peringatan.
4. Kas tunai, bank, dan pemeriksaan fisik
- Saldo dipisah antara kas tunai dan rekening bank. Setoran dan penarikan dicatat dengan slip.
- Jumlah kas tunai dan bank harus sama dengan jumlah saldo seluruh dana. Bila berbeda, sistem memberi peringatan.
- Opname kas: minimal sebulan sekali, Pengawas atau Ketua menghitung uang di brankas bersama saksi dan membandingkannya dengan saldo buku. Selisih otomatis menjadi temuan.
5. Pola pembayaran yang didukung
| Pola | Cara kerja |
|---|
| Infaq Jumat dan kotak amal | Dihitung dua orang, dicatat Bendahara, diverifikasi. |
| Donatur tetap bulanan | Tagihan dibuat tiap bulan, pengingat lewat WhatsApp, pembayaran tercatat dan menunggak terpantau. |
| Janji dan cicilan donasi | Total janji dicatat; tiap cicilan dihubungkan ke janji, sehingga sisa dan persentase terlihat. |
| Transfer dan QRIS | Masuk rekening resmi masjid, dicocokkan dengan bukti dan rekening koran. |
| Zakat mal dan zakat fitrah | Masuk Dana Zakat; hanya disalurkan kepada delapan golongan penerima zakat. |
| Wakaf uang | Masuk Dana Wakaf; dipakai sesuai ikrar wakif. |
| Tabungan qurban | Masuk Dana Qurban; dipakai hanya untuk pembelian dan pemotongan hewan qurban. |
| Donasi pembangunan | Masuk Dana Pembangunan; dicairkan setelah kemajuan fisik diperiksa Bidang Pembangunan. |
Ketentuan fikih tentang peruntukan tiap dana ditetapkan bersama Dewan Penasehat dan Bidang Ibadah dan Dakwah. Sistem hanya menegakkan pemisahan dananya.
6. Program amal
Santunan, qurban, zakat fitrah, buka puasa, pemulasaran jenazah, dan program lain dibuat sebagai program dengan target dana, dana sumber, penanggung jawab, dan daftar penerima manfaat. Penerima dicek agar tidak menerima ganda dalam 90 hari. Uang yang keluar tetap lewat alur pengeluaran.
7. Pelaporan dan tutup buku
- Laporan posisi keuangan per dana, rincian penerimaan, pengeluaran per pos dan bidang, serta hasil kotak amal. Dapat dicetak dan diunduh sebagai CSV.
- Setelah dicocokkan dengan kas fisik dan rekening koran, Ketua menutup buku bulan itu. Transaksi bulan tertutup tidak bisa diubah.
- Ringkasan tanpa nama donatur ditampilkan di halaman publik.
8. Rekonsiliasi bank, aset, dan rapat
- Rekonsiliasi: rekening koran (CSV) dicocokkan dengan transfer, QRIS, setoran, dan pencairan yang tercatat. Selisih harus dijelaskan, misalnya biaya administrasi bank.
- Inventaris aset: tiap barang punya kode, kondisi, dan lokasi; diperiksa minimal dua kali setahun. Barang yang dibeli dengan uang kas dikaitkan ke pengeluarannya.
- Rapat: keputusan dan tindak lanjut dicatat dengan penanggung jawab dan tenggat sampai selesai.
9. Keamanan akun dan cadangan
- Setiap pengurus memakai akun sendiri dan wajib mengganti kata sandi awal. Kata sandi tidak dibagikan.
- Admin, Ketua, dan Bendahara memakai verifikasi dua langkah. Kode pemulihan disimpan di tempat aman.
- Sesi otomatis berakhir bila tidak aktif; percobaan masuk yang salah berulang akan dikunci sementara.
- Kejadian penting (pembatalan transaksi, pembukaan kembali buku, selisih kas, pencairan besar) diberitahukan kepada Admin, Ketua, dan Pengawas.
- Database dan berkas bukti dicadangkan otomatis setiap hari, dan disalin berkala ke tempat lain.
- Donatur dapat memeriksa keaslian kwitansi di halaman verifikasi dengan nomor dan kode yang tercetak.
10. Matriks pembagian tugas